Bagan Gantt banyak digunakan dalam manajemen Program untuk merencanakan, melacak, dan memperkirakan waktu penyelesaian proyek yang sebenarnya. Gantt menampilkan jadwal proyek dalam diagram batang dengan garis waktu. Ini menggambarkan waktu mulai, waktu berakhir dan kemajuan sebenarnya dari semua tugas dalam sebuah proyek.
Perangkat lunak seperti Microsoft Office dirancang khusus untuk manajemen program dan persiapan bagan. Tidak ada opsi bagan Gantt bawaan di Excel. Namun di Excel, ini dapat dengan mudah dibuat dengan diagram batang. Pilihan lainnya adalah menggunakan grid excel untuk mengilustrasikan garis waktu, tetapi menggunakan grafik excel memberi kita lebih banyak kontrol dan fleksibilitas.
Dalam artikel ini, kita akan belajar membuat Template Bagan Gantt Excel tanpa menggunakan kisi dan makro seperti gambar di bawah ini. Bagan di Excel Sebelum kita mulai, saya sarankan Anda untuk mengunduh templat dan melihat cara kerjanya. Ada dua lembar – lembar ‘Data untuk bagan’ memungkinkan Anda untuk memasukkan data dan bagan diperbarui sesuai dengan itu di lembar lain yang disebut sebagai ‘Bagan Gantt’.
Anda perlu memberikan nama aktivitas atau tugas, tanggal mulai, durasi, dan persentase penyelesaian saat ini. Jangan lupa untuk memilih unit durasi dari daftar drop-down dan data lainnya akan diperbarui secara otomatis. Bilah pertama dan terakhir dalam bagan mewakili hari ini (diperbarui secara dinamis) untuk memberi Anda gambaran tentang apa yang seharusnya telah diselesaikan dan aktivitas mana yang tertunda.
Unduh Template Excel Jika Anda tidak ingin mempelajari cara membuat bagan ini, Anda dapat langsung mengunduh template di atas dan mulai menggunakannya. Meskipun tidak sekuat di Microsoft Project karena kurangnya ketergantungan, ini cukup fleksibel dan lebih mudah dipelihara. Ini juga memberi Anda informasi yang cukup tentang kemajuan proyek dengan pelacakan tugas waktu nyata. Input dasar untuk membuat bagan ini telah diambil dari situs web Bantuan Excel Office.
Seperti yang Anda lihat, Anda perlu menyiapkan informasi berikut Nama Aktivitas atau Tugas Waktu mulai yang direncanakan dari setiap aktivitas Durasi yang direncanakan untuk menyelesaikan setiap aktivitas Penyelesaian aktual dalam persentase pada tanggal untuk setiap aktivitasPenyortiran aktivitas – Mengurutkan aktivitas berdasarkan waktu mulainya di ascending orderPreparation for Gantt Chart TemplateDetail kegiatan (yang baru saja kita diskusikan) dimasukkan di kolom A hingga E. Tidak ada batasan di sini, Anda dapat memiliki sejumlah aktivitas sesuai kebutuhan Anda tetapi pastikan Anda telah menyortirnya dengan benar sebelum masuk data.
Aktivitas pertama itu penting – ini menunjukkan tanggal mulai proyek dan hari ini dihitung berdasarkan tanggal mulai aktivitas pertama. Anda memiliki opsi untuk memilih unit durasi dalam hari, minggu atau bulan. Di sini, satu minggu berarti 7 hari dan satu bulan sama dengan 30 hari demi kemudahan. Menu drop down satuan durasi dibuat dengan menggunakan ‘Validasi Data’. Buka Data dan pilih validasi.
Di jendela munculan validasi data, buat perubahan sesuai tangkapan layar yang diberikan di bawah ini.Masukkan daftar tarik-turun Baris ‘Hari Ini’ (Baris no. 6 dan 22 dalam contoh) digunakan untuk menghitung waktu yang telah berlalu setelah proyek dimulai.
Klik pada sel G6, kita hanya mendapatkan waktu dalam sehari dengan mengurangi waktu mulai proyek dari waktu sekarang. Ada tiga kolom lagi yang perlu kita buat sebelum kita mulai mengerjakan bagan Gantt. Kolom ‘mulai dari’ menghitung jeda waktu antara proyek dimulai dan aktivitas dimulai dalam hari untuk setiap aktivitas.
Di sini juga, kami mengurangi tanggal mulai aktivitas dari tanggal mulai proyek (klik di sel F7, F8, F9, dll.). Kolom yang paling menarik adalah ‘selesai’ (kolom G) dan ‘tersisa’ (kolom H). Di kolom ‘selesai’, pada dasarnya kami menerjemahkan penyelesaian pekerjaan dari ‘persentase’ menjadi ‘tidak ada hari’. Untuk memperjelasnya mari kita ambil waktu penyelesaian yang dijadwalkan untuk kegiatan 2, yaitu 18 hari. Karena 80% tugas telah diselesaikan, kami katakan di sini bahwa 14 hari (Mengalikan 80% dengan 18 hari) tugas telah diselesaikan.
Perhatikan di sini bahwa kami mengonversi satuan durasi dalam hari terlepas dari pilihan yang Anda buat. Lihat fungsi if bersarang di sel G7.IF ($ F $ 4 = “Bulan”, 30, IF ($ F $ 4 = “Minggu”, 7,1)) Berdasarkan pilihan yang dibuat itu mengembalikan 30, 7 atau 1 untuk Bulan, Minggu dan Hari masing-masing. Jika Anda merasa tidak nyaman, Anda dapat mengikuti tutorial saya di fungsi Excel If.
Kolom yang tersisa’ digunakan untuk mengetahui jumlah hari yang tersisa sesuai jadwal untuk menyelesaikan aktivitas. Di sini juga, kami menggunakan fungsi IF bertingkat yang sama tetapi mengalikannya dengan durasi dan persentase yang tersisa (1 – persentase penyelesaian). Itu saja teman-teman saya!
Bagian yang sulit (benarkah?) Dari persiapan data sudah berakhir. Jika Anda sudah mengerti dengan baik, sekarang kami akan membuat grafik kami berdasarkan data ini. Membuat bagan GanttUntuk mempermudah tugas Anda, saya akan menggunakan screenshot beserta penjelasannya Pilih kolom ‘Aktivitas’, ‘Mulai Dari’, ‘Selesai’ dan ‘ Sisa ‘bersama-sama (B5: B22 dan F5: H22 dalam contoh). Membuat bagan gantt excel Pergi ke menu Sisipkan dan pilih bagan. Pilihan
membuat bagan gantt excel Buka menu Sisipkan dan pilih bagan. Anda juga dapat mengklik ikon ‘grafik’ secara langsung. Wizard grafik akan muncul. Dari jenis grafik pilih ‘Bar’ dan kemudian dari sub-jenis Chart pilih Stacked Bar. Klik ‘berikutnya’. Rentang data yang Anda pilih akan muncul. Biarkan tetap seperti itu dan klik ‘berikutnya’ lagi. Di jendela ‘Chart Options’ wizard bagan, tuliskan judul Bagan.
Di bidang ‘Sumbu Nilai (Y)’, masukkan ‘Tidak. hari ‘. Sekarang, buka tab’ Garis kisi ‘dan centang’ Garis kisi utama ‘dalam sumbu Kategori (X) dan hapus centang’ Garis kisi utama ‘dari sumbu Nilai (Y). Klik’ berikutnya ‘dan Anda akan ditanya Lokasi Bagan . Pilih ‘As new sheet’ dan ubah namanya menjadi ‘Gantt Chart’ dan klik finish. Wow!
Anda baru saja membuat bagan Gantt. Yang dibutuhkan sekarang hanyalah sedikit penyesuaian dan perubahan. Hal pertama yang akan kita lakukan adalah mengubah urutan aktivitas. Klik dua kali sumbu kategori (x), klik tab Skala, lalu pilih ‘kotak centang Kategori dalam urutan terbalik’. Kategori urutan terbalikKita perlu menyembunyikan rangkaian ‘Mulai Dari’ di bagan. Klik dua kali rangkaian ‘Mulai Dari’ (secara default, harus berwarna biru). Pergi ke ‘tab Pola’ di kotak dialog ‘Format data series’ dan klik Tidak Ada untuk Perbatasan dan Tidak Ada untuk Area, lalu klik OK. Menyesuaikan bagan gantt Sekarang pilih ‘Tanggal Dari’ di dalam legenda dan tekan DELETE. Hanya yang tersisa sekarang adalah untuk memformat seri, latar belakang, garis dan font sesuai kebutuhan Anda.
Saya tidak akan membantu Anda dalam melakukan itu. Anda harus melakukannya sendiri! Catatan: Saya mencoba meletakkan garis vertikal untuk menunjukkan ‘hari ini’ tetapi tidak berhasil. Oleh karena itu, saya menunjukkan hari ini di bar sebelum dan sesudah aktivitas sebenarnya. Meskipun dimungkinkan untuk melakukannya dengan memasukkan garis eksternal dan menempatkannya dengan menggunakan makro; itu akan menjadi tugas yang terlalu rumit. Jika Anda memiliki solusi, beri tahu kami. Punya Saran? Ini adalah salah satu bagan Gantt sederhana dan berguna di excel untuk Anda gunakan.
Logika ketergantungan aktivitas dimungkinkan di sini, tetapi itu akan terlalu rumit. Jika Anda memiliki saran atau umpan balik untuk perbaikan, silakan bagikan dengan kami melalui komentar Anda. Daftar drop-down di Excel memungkinkan Anda membatasi entri data di sel mana pun dan pada saat yang sama, itu juga membuat entri data lebih mudah. Dalam tutorial ini, kita akan belajar cara membuat daftar drop-down, menambahkan item, menghapus item dan di mana itu dapat digunakan untuk produktivitas.
Daftar drop-down banyak digunakan di excel untuk menentukan satu set nilai untuk setiap sel, sehingga memungkinkan pengguna pilih nilai dari sekumpulan nilai yang telah ditentukan sebelumnya. Nilai yang telah ditentukan sebelumnya ini bisa diambil dari mana saja di lembar kerja atau buku kerja.
Anda dapat dengan mudah membatasi jumlah entri dan mencegah data tidak valid. Setelah Anda membuat daftar drop-down di sel mana pun, panah akan ditampilkan. Setiap entri dapat dipilih dari set yang muncul setelah mengklik panah ini.Memasukkan daftar drop-down Buka buku kerja excel baru dan pilih sel B2.
Kami ingin sebuah daftar muncul di sini dari mana seseorang dapat memilih satu buah dari empat buah. Untuk excel 2003, masuk ke menu data dan pilih validasi data. Untuk excel 2007 dan 2010, masuk ke tab data dan klik validasi data dari grup alat data. Kotak dialog validasi data ditampilkan. Di tab pengaturan, Anda akan menemukan daftar tarik-turun ‘izinkan’; klik pada daftar di menu ini. Setelah Anda memilih daftar, kotak teks sumber muncul. Tulis “Apel, Mangga, Pisang, Anggur”.
Biarkan kotak centang “abaikan kosong” dan “tarik-turun dalam sel” tetap dipilih. Klik OK dan selesai! Sekarang Anda akan melihat panah kecil muncul di sisi kanan sel B2. Klik panah ini dan Anda akan disajikan dengan daftar buah yang baru saja Anda masukkan. Cobalah untuk memasukkan beberapa nilai selain item daftar. Anda mendapatkan pesan kesalahan dan entri yang Anda buat tidak diterima.
Sumber dari daftar di lembar kerja Metode di atas untuk membuat daftar drop-down adalah yang paling sederhana dan bagus jika Anda memiliki sejumlah kecil item. Tetapi jika Anda memiliki daftar besar untuk dipilih, itu tidak akan menjadi salah satu yang efisien untuk mengetik semua data secara manual di kotak sumber. Katakanlah Anda memiliki daftar 20 nomor di lembar kerja (dari sel G1 ke G20). Anda ingin membuat daftar dua puluh nomor ini di sel E1. Di sini, kami akan mengulangi langkah yang sama seperti pada contoh di atas hingga kami mendapatkan kotak teks sumber.
Setelah kotak teks sumber muncul, klik di dalamnya dan kemudian pilih rentang yang ingin Anda sertakan di menu tarik-turun. Secara opsional, Anda dapat mengetik referensi rentang ini. Klik OK. Jumlah entri maksimum yang mungkin dalam daftar drop-down adalah 32767. Nah, itu angka yang cukup besar!
Sumber di lembar kerja lain Kekurangan menggunakan metode sebelumnya adalah bahwa data ada di lembar kerja yang sama dan terlihat tidak perlu. Akan lebih bagus jika data sumber disimpan di lembar kerja lain. Ini juga akan memberi kami fleksibilitas untuk menyembunyikan atau melindungi lembar kerja ini dari perubahan yang tidak sah. Ada beberapa langkah tambahan dalam kasus ini. Anda tidak bisa begitu saja memilih sumber data di lembar lain.
Pertama kita perlu mendefinisikan ‘nama’ untuk daftar data ini. Mari kita buat daftar drop-down di sheet2 dari data yang sama di sheet1. Ikuti langkah-langkah berikut: Pilih kisaran untuk daftar di lembar kerja (dalam kasus kami adalah G1: G20) Untuk excel 2003, masuk ke sisipkan – nama – definisi. Untuk excel 2007 ke atas, klik di dalam kotak Nama yang terletak tepat di ujung kiri bilah rumus. Beri nama (sebutkan nomor valid) dan klik enter.
Hebat! Kami baru saja menentukan nama rentang. Sekarang pergi ke sheet lain (sheet2) dan pilih sel E1. Ulangi langkah-langkah untuk membuat daftar drop-down sampai Anda mendapatkan kotak teks sumber. Di kotak teks sumber, tulis nama rentang diikuti dengan “=” (tanda sama dengan). Jika Anda melewatkan tanda sama dengan (=), itu tidak akan berhasil. Untuk contoh kita, ketik “= validnumbers”. Klik OK dan Anda selesai! Opsi lanjutan Ada beberapa opsi yang dapat Anda gunakan tergantung pada kebutuhan Anda. Masukkan Pesan Anda secara opsional dapat menampilkan pesan ketika sel diklik. Ini bisa berguna ketika Anda ingin memberikan instruksi atau petunjuk pada saat pemilihan. Untuk menampilkan pesan input, ikuti langkah-langkah berikut: Pilih sel dengan daftar drop-down.
Buka Data – Validasi Data di Excel 2003 atau klik Validasi Data dari tab Data di Excel 2007 atau yang lebih baru. Di kotak dialog Validasi Data, lanjutkan ke tab “masukan pesan”. Kotak centang “tampilkan pesan masukan saat sel dipilih” sudah dipilih. Biarkan apa adanya. Sekarang ketik judul pesan masukan dan pesan. Klik OK. Izinkan entri lain Terkadang, Anda ingin mengizinkan entri selain yang sudah tersedia dalam daftar. Misalnya, Anda ingin pengguna memilih kotanya.
Anda telah membuat daftar kota-kota penting untuk kenyamanan masuk tetapi daftarnya tidak lengkap. Dalam hal ini, Anda akan mengizinkan entri item yang belum ada dalam daftar. Hal tersebut dapat dengan mudah dicapai dengan langkah-langkah berikut: Pilih sel dengan daftar drop-down. Buka kotak dialog validasi data dan buka tab “Peringatan Kesalahan”. Secara default, kotak centang “Tampilkan peringatan kesalahan setelah data tidak valid dimasukkan”.
Kosongkan kotak centang ini dan klik OK. Sekarang, selain dari daftar yang ada, Anda juga dapat membuat entri lain. Dalam kasus tersebut, disarankan agar Anda juga menampilkan pesan input untuk pemahaman yang jelas. Anda juga dapat menampilkan pesan peringatan ketika seseorang mencoba membuat entri yang tidak ada dalam daftar. Dalam hal ini, excel akan mengizinkan entri setelah menampilkan pesan peringatan. Kita akan mempelajari ini di paragraf berikutnya.
Menyesuaikan pesan kesalahan Anda memiliki opsi untuk menyesuaikan pesan kesalahan yang ditampilkan pada saat entri tidak valid. Secara default, excel akan menampilkan pesan “Nilai yang Anda masukkan tidak valid. Seorang pengguna memiliki nilai terbatas yang dapat dimasukkan ke dalam sel ini ”dan akan mencegah entri data.
Anda memiliki opsi untuk menyesuaikan pesan dan mengubah perilaku default. Buka kotak dialog validasi data dan buka tab “Peringatan Kesalahan”. Dalam daftar tarik-turun “gaya”, Anda memiliki tiga opsi – Hentikan, Peringatan, dan Informasi. Jika Anda memilih “Stop” (secara default), excel akan mencegah entri yang tidak valid. Tetapi jika Anda memilih “Peringatan” atau “Informasi”, sebuah pesan akan ditampilkan tetapi entri akan diizinkan. Anda dapat menulis judul dan pesan khusus dan klik OK.
Menggunakan kombinasi fungsi lain Daftar drop-down dapat digabungkan dengan yang lain fungsi excel agar lebih bertenaga dan melakukan beberapa kalkulasi berdasarkan nilai input. Biasanya, Anda mungkin ingin menggunakan fungsi if bersarang untuk melakukan beberapa perhitungan berdasarkan nilai yang dipilih.
Mari kita pahami dengan sebuah contoh. Misalkan di sebuah teater, biaya tiket tergantung pada pilihan makanan yang disajikan. Pengguna dapat memilih dari “minuman saja”, “vegetarian”, dan “non-vegetarian”. Kita bisa menggunakan fungsi nested if untuk menghitung biaya tiket. Lihat tangkapan layar di bawah ini: Di sel C3, kami telah menggunakan fungsi if bersarang berikut. = IF (C2 <> “Hanya minuman”, IF (C2 = “Vegetarian”, 120, 125), 100) Tips Sementara,
Anda dapat menggunakan fungsi if bersarang di mana daftar pilihan kecil. Untuk daftar besar, sebaiknya gunakan fungsi VLOOKUP. Anda harus menyesuaikan lebar sel dengan daftar drop-down. Jika lebih kecil, entri dengan teks yang lebih besar akan ditampilkan terpotong.